Công tác Văn phòng Hội Sinh viên là một mặt công tác không thể thiếu trong công tác xây dựng Hội. Thực hiện tốt công tác văn phòng Hội sinh viên đảm bảo cho tổ chức Hội duy trì được tính nghiêm túc, khoa học, kế thừa và phát triển.
1. Định nghĩa:
Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho họat động toàn cơ quan tổ chức.
Văn phòng Hội Sinh viên:
+ Là bộ máy làm việc của Hội Sinh viên, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của Ban Chấp hành, Ban Thư ký, Thường trực Hội Sinh viên; đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội Sinh viên cấp đó.
+ Nơi làm việc, đặt trụ sở của Hội Sinh viên.
2. Chức năng của Văn phòng:
Văn phòng có 2 chức năng cơ bản là:
- Tham mưu tổng hợp.
- Hậu cần quản trị.
3. Nhiệm vụ của Văn phòng:
Để thực hiện 2 chức năng trên, văn phòng có các nhiệm vụ sau:
3.1- Tham mưu việc xây dựng chương trình làm việc của Ban Chấp hành, Ban Thư ký và Thường trực Hội Sinh viên. Giúp Ban Thư ký thường xuyên đôn đốc, theo dõi tiến độ thực hiện chương trình công tác hàng tháng, qúy, năm.
3.2- Thu thập thông tin, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin, tổng hợp tình hình của các đơn vị trực thuộc Hội Sinh viên, đề xuất, kiến nghị các giải pháp thực hiện sự chỉ đạo, điều hành của Thường trực, Ban Thư ký Hội Sinh viên.
3.3- Tham mưu văn bản theo sự phân công của Thường trực Hội, chịu trách nhiệm về tính phù hợp, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan hành chính.
3.4- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của Hội, giữ cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, các tổ chức đoàn thể khác, các cá nhân liên quan.
3.5- Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của Hội về kinh phí, cơ sở vật chất. Quản lý vật tư, tài sản của Hội.
3.6- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của Hội.
3.7- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng của của các cấp bộ hội.
4. Hệ thống sổ sách phục vụ công tác:
Đối với các cấp bộ Hội Sinh viên trong nhà trường cần phải có các sổ sách để phục vụ cho công tác của Hội, cụ thể như sau:
4.1- Hội Sinh viên trường: phải có 5 loại sổ sách cơ bản sau:
- Sổ tổng hợp: ghi chép nội dung các cuộc họp Ban Thư ký, Ban Chấp hành.
- Sổ quản lý Hội viên gồm các nội dung sau:
+ Danh sách hội viên và sinh viên các đơn vị.
+ Theo dõi công tác khen thưởng, kỷ luật: ghi chép khen thưởng của các cấp đối với hội viên, sinh viên và theo dõi kỷ luật.
+ Danh sách Hội viên ưu tú mà Hội Sinh viên trường có kế hoạch phối hợp Đoàn trường bồi dưỡng, giới thiệu cho Đảng.
- Sổ theo dõi công tác cán bộ hội: Ghi trích ngang cán bộ Hội trong trường nhằm thuận lợi cho công tác cán bộ Hội.
- Sổ tài chính của hội và Hội phí: Theo dõi thu chi các nguồn tài chính của Hội và việc thu, nộp lệ phí của các đơn vị.
- Sổ theo dõi công văn đi, đến: Ghi chép các công việc của Hội Sinh viên trường gồm công văn đi, công văn đến (công văn của Hội cấp trên, của nhà trường và các đơn vị hữu quan).
4.2- Chi hội: Mỗi Chi Hội cần có “Sổ Chi Hội”, trong đó ghi danh sách các hội viên trong Chi Hội, ghi kế hoạch công tác của Chi Hội, theo dõi thu nộp hội phí v.v. . . (theo mẫu của Trung ương Hội).
4.3- Liên Chi hội: trong quá trình công tác cần có các sổ sách để theo dõi, quản lý và chỉ đạo hoạt động của các Chi Hội. Các loại sổ mà Liên chi có thể dựa trên số sổ ghi chép của Hội Sinh viên trường để lập ra cho phù hợp.
5. Yêu cầu đối với Cán bộ văn phòng:
5.1- Nắm chắc chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, thường xuyên rèn luyện, không ngừng học hỏi kinh nghiệm để nâng cao các kỹ năng: Nghe, nói, đọc, viết.
5.2- Biết các kỹ năng nghiệp vụ Văn phòng như: tin học văn phòng, trình bày và soạn thảo văn bản, kỹ năng lập hồ sơ và tra cứu hồ sơ lưu trữ, sử dụng điện thoại, fax, máy photocopy,…
5.3- Rèn luyện tính cách và phẩm chất cá nhân: am hiểu công việc, thận trọng, chu đáo, tin cậy, linh hoạt, khoa học trong tổ chức công việc, cư xử đúng mực trong giao tiếp…
Hội Sinh viên trường, Liên Chi và Chi Hội có thể lập cuốn sổ truyền thống để ghi chép những thành tích và sự kiện lớn của cấp bộ hội nhằm thuận lợi cho công tác giáo dục truyền thống, khích lệ động viên để cán bộ hội viên của đơn vị phấn đấu tu dưỡng, học tập rèn luyện đạt kết quả cao hơn.

(nguồn Hội Sinh viên Thành phố Hồ Chí Minh)