Báo cáo và yêu cầu đặt ra với một bản báo cáo
Báo cáo là văn bản trình bày kết quả đạt được trong hoạt động của một đơn vị, là cơ sở để đánh giá hoạt động thực tế, hiệu quả công tác quản lý, lãnh đạo, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đã đề ra, đề xuất những chủ trương mới thích hợp. Báo cáo hoạt động Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi (gọi tắt là báo cáo) là văn bản trình bày kết quả hoạt động Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi của một cấp bộ Đoàn trong một thời gian xác định, căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch, chương trình do cấp bộ Đoàn đó đề ra.
Việc thực hiện báo cáo một cách hiệu quả sẽ giúp cơ quan cấp ủy, chính quyền, các ban ngành đoàn thể và người làm công tác Đoàn nắm được những thông tin về kết quả hoạt động, phản ánh tình hình thực tế tại cơ sở, đồng thời qua đó đưa ra định hướng lãnh đạo một cách kịp thời và hợp lý nhằm nhân rộng những mô hình hay, giải pháp tốt, khắc phục những khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức hoạt động. Với tư cách là một tổ chức, báo cáo là một nội dung công tác không thể thiếu trong quá trình chỉ đạo, tổ chức thực hiện chương trình công tác Đoàn và các phong trào hành động của thanh thiếu nhi các cấp bộ Đoàn. Trong công tác Đoàn, báo cáo gồm các loại sau đây: báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm…), báo cáo không định kỳ (báo cáo chuyên đề, báo cáo nhanh… ), báo cáo thành tích, điển hình, báo cáo mô hinh, giải pháp v.v….
Một bản báo cáo đạt yêu cầu khi nó phản ánh một cách trung thực, chính xác, đầy đủ và kịp thời hoạt động của một cấp bộ Đoàn trong một thời gian xác định (tháng, quý, năm, nhiệm kỳ...). Những người thực hiện báo cáo cần có quá trình theo dõi, nắm bắt quá trình diễn biến của các hoạt động để tổng hợp, phản ánh kết quả hoạt động, nhận định, đánh giá tình hình thực tế. Về hình thức, báo cáo phải ngắn gọn, súc tích, tránh những chữ, câu, đoạn văn vu vơ, vô thưởng vô phạt. Tùy theo mức độ, tính chất của những nội dung được đề cập trong báo cáo, báo cáo có thể được thiết kế thành báo cáo chính và phụ lục số liệu. Về nội dung, báo cáo phải giàu thông tin, sự kiện, con số được sử dụng phải mang tính điển hình, phổ biến, đánh giá, nhận định phải trung thực, khách quan, toàn diện.
Qui trình 4 bước thực hiện báo cáo
Bước 1: Chuẩn bị
- Xác định vấn đề cần viết, mục đích, yêu cầu của việc ban hành báo cáo để giới hạn khuôn khổ, cách viết, cách trình bày và kiểm tra những thông tin tư liệu phục vụ cho việc soạn thảo báo cáo.
- Xác định đối tượng nhận báo cáo nhằm định hướng nội dung thông tin. Những nội dung thông tin được đề cập trong báo cáo phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của đối tượng tiếp nhận, khai thác và sử dụng báo cáo. Việc xác định đối tượng tiếp nhận còn giúp cho người soạn thảo chọn cách viết phù hợp về hình thức lẫn văn phong, làm cho báo cáo có sức thuyết phục cao.
- Xác định các nội dung cần trình bày làm cơ sở cho việc xây dựng đề cương, thu thập số liệu, thông tin; bổ sung, chỉnh lý kiểm tra tài liệu, tư liệu.
- Đọc, tổng hợp thông tin, sự kiến, số liệu của các cơ sở Đoàn trực thuộc, lọc ra những sự kiện, hoạt động, số liệu điển hình phục vụ cho việc viết và nhận định, đánh giá trong báo cáo.
Bước 2: Xây dựng bố cục, đề cương báo cáo
- Dự kiến phân bố các phần, mục thể hiện trình tự hợp lý, khoa học, đảm bảo trọng tâm, trọng điểm các nội dung, vấn đề cần trình bày. Trong thực tế, việc thực hiện đề cương báo cáo thường bị bỏ qua, tuy nhiên để tránh mất sức, tránh bỏ sót nội dung, đối với các loại báo cáo 6 tháng, năm, văn kiện nhiệm kỳ, các báo cáo chuyên đề có nội dung phức tạp, nhất thiết phải thực hiện đề cương. Việc thực hiện đề cương còn là cơ sở cho việc thu thập các thông tin, số liệu liên quan, đảm bảo cho việc thực hiện bước tiếp theo nhanh chóng, hiệu quả.
- Một báo cáo thông thường gồm:
+ Phần mở đầu: đặt vấn đề, nêu bối cảnh tình hình, những nhân tố tác động, nêu mục đích của việc thực hiện báo cáo.
+ Phần nội dung: lần lượt phản ánh những mặt công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi (đối với báo cáo định kỳ), vấn đề đặt ra (báo cáo chuyên đề)… Bước này cần nêu những ý chính, mỗi ý chính viết thành 1 đoạn của văn bản. Xin ý kiến lãnh đạo, trao đổi với các đơn vị liên quan (nếu thấy cần thiết) về những ý chính. Xem xét chọn lọc thông tin, chọn hình thức văn bản phù hợp. Trong công tác Đoàn, 4 mặt công tác chính là công tác giáo dục, hoạt động phong trào, công tác xây dựng Đoàn và công tác chỉ đạo. Trong từng mặt công tác, có các nội dung chi tiết hơn, ví dụ công tác giáo dục gồm: giáo dục chính trị tư tưởng, giáo dục truyền thống, giáo dục đạo đức lối sống, giáo dục pháp luật.
+ Phần kết thúc: nhận định mặt thành công, hạn chế, bài học kinh nghiệm (nếu có), đặt ra những vấn đề trọng tâm cho thời gian tiếp theo…
- Đối với các báo cáo sơ kết 6 tháng, tổng kết năm, văn kiện đại hội, các báo cáo chuyên đề phức tạp hoặc theo yêu cầu của Đoàn cấp trên cần phải thực hiện báo cáo số liệu. Báo cáo số liệu là loại báo cáo thống kê theo định kỳ 6 tháng, 1 năm, hoặc từng đợt hoạt động, thực hiện theo mẫu thống nhất theo yêu cầu của Đoàn cấp trên, là một phần quan trọng thể hiện tính định lượng cho báo cáo. Yêu cầu của báo cáo số liệu là phải đầy đủ, chính xác và thống nhất trong toàn hệ thống, tại một thời điểm nhất định, đặc biệt là những số liệu về mặt tổ chức.
Bước 3: Viết báo cáo
Trên cơ sở bố cục, đề cương và những ý chính đã được xác định, người được phân công tiến hành dự thảo báo cáo. Nên viết một mạch để đảm bảo cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối. Trường hợp văn bản dài, khó viết một mạch thì cũng nên viết một mạch từng phần lớn. Trường hợp báo cáo dài, phức tạp do nhiềungười viết, cần phải trao đổi, thống nhất với nhau cách viết trước khi viết.
Bước 4: Kiểm tra bản thảo, trình ký, ban hành
- Trong quá trình thực hiện và hoàn chỉnh báo cáo, cần có sự phối hợp kiểm tra các cá nhân, bộ phận, đơn vị liên quan để đảm bảo tính chính xác, toàn diện của báo cáo. Tùy vào mức độ, tính chất quan trọng của nội dung báo cáo, có thể tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo báo cáo. Hiệu chỉnh văn bản theo kết luận của hội nghị góp ý. Phải đối chiếu lại với mục đích đã đặt ra, kiểm tra lại thể thức của văn bản, soát xét lại việc đánh máy, in ấn bản dự thảo trước khi trình duyệt ký.
- Sau khi văn bản đã được ký ban hành chính thức, phải bảo đảm việc phát hành kịp thời và đúng nghiệp vụ (cho số, vào sổ công văn đi, lưu văn thư, theo dõi tiến độ thực hiện…).
- Lưu báo cáo.
Một số lưu ý trong quá trình thực hiện báo cáo
- Trong hoạt động Đoàn, công tác thông tin, báo cáo thường được quy định thành một chế độ công tác, do vậy các cấp bộ Đoàn phải dành cho công tác báo cáo một vị trí nhất định, phân công cụ thể người thực hiện và đưa vào nội dung công tác của ban thường vụ, ban chấp hành. Vai trò của thường trực, thường vụ phụ trách trong việc đọc duyệt, hoàn chỉnh báo cáo là rất quan trọng, không thể giao hẳn cho văn phòng hoặc những người thực hiện. Việc thực hiện báo cáo là nội dung quan trọng trong công tác tham mưu. Cán bộ văn phòng, những người làm công tác báo cáo cần chủ động học tập, nâng cao chuyên môn, nâng cao khả năng trong công tác thông tin, báo cáo.
- Quy trình 4 bước nêu trên chỉ mang tính gợi ý, không nhất thiết phải thực hiện đủ các bước, trong từng bước không nhất thiết thực hiện đủ các nội dung (ví dụ báo cáo tháng không cần lập đề cương). Tuy nhiên việc thực hiện báo cáo đòi hỏi quá trình chuẩn bị chu đáo, tránh trường hợp đối phó (thức sáng đêm hì hục viết để kịp sáng mai trình hoặc gửi cho Đoàn cấp trên).
- Đối với các báo cáo không có phụ lục số liệu, cần thể hiện một cách đầy đủ các sự kiện hoạt động, số liệu vào nội dung. Đối với những báo cáo có phụ lục số liệu, nên chọn cách viết theo hướng nhận định, đánh giá, minh họa bằng các số liệu điển hình, nội dung mới, không liệt kê những nội dung đã phản ánh trong báo cáo số liệu.
- Sau khi viết xong, đọc lại, biên tập, sửa chữa, bổ sung nội dung, câu chữ, số liệu…. của báo cáo. Đây là khâu rất quan trọng trong quá trình thực hiện báo cáo. Kinh nghiệm cho thấy người làm báo cáo cần mạnh dạn gạch bỏ những câu, chữ, đoạn văn mang tính miêu tả, nhận định chung chung, những sáo ngữ, những từ, cụm từ chỉ mục đích (vốn chỉ thích hợp trong văn phong của chương trình, kế hoạch).
- Báo cáo là văn bản hành chính, cần phải tuân thủ nghiêm ngặt thể thức văn bản hành chính, tránh trình bày tùy tiện, sử dụng các kiểu phông chữ rườm rà…
